A otimização do trabalho no dia a dia é extremamente importante para trazer facilidades e, hoje, existem métodos para fazer essa otimização, como o WIP (Work in Progress). Esse sistema auxilia na otimização de tempo, produtividade e na realização das atividades da empresa, em várias áreas de atuação, principalmente processos dentro da indústria.
O que é o Work in Progress (WIP) e como ele funciona na empresa?
É comum que as organizações trabalhem com um sistema de tarefas que precisam ser cumpridas para a conclusão de projetos, principalmente no dia a dia das indústrias. Desta forma, essas tarefas costumam ser organizadas de acordo com seu progresso, geralmente seguindo o padrão “a fazer”, “em andamento”, “em revisão” e “concluída”.
No entanto, pode acontecer de ter muitas delas nos dois estágios centrais, quando elas podem ser chamadas de “work in progress” ou WIP. Esse encavalamento, inicialmente, pode não parecer algo tão relevante, mas se você deixar isso sair de controle, pode ter sérios problemas de desempenho em seu negócio a longo prazo.
Com o Work in Progress (WIP) você consegue colocar uma restrição fixa em um quadro de organização de atividades e organizar as tarefas das equipes, favorecendo a conclusão das que já estão no sistema antes que mais trabalho seja introduzido, evitando “congestionamentos” de tarefas.
Softwares como o WIP podem ser aliados do seu negócio e a utilização desse sistema para a otimização de tempo e gestão operacional pode trazer melhoria da rotina de trabalho, aprimorando a produtividade, otimização de tempo e controle dos sistemas operacionais. Esse programa ajuda a equipe e cada colaborador a focar os seus esforços em um único grupo de tarefas por vez, sem deixar que todas as atividades acumulem. Evitando assim que o acúmulo de atividades e seus consequentes atrasos aconteçam.
O quadro de atividades começa pela descrição resumida das tarefas em cartões (post-its) e então elas são divididas em listas ou colunas desenhadas em um quadro elencando: To do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (feito), podendo mudar de empresa para empresa. O Work in progress envolve todas as tarefas que estão na coluna Doing do quadro de atividades. Neste cenário, limitar a quantidade de tarefas que entram nesse estágio é fundamental para evitar o acúmulo de tarefas em produção e melhorar alguns indicadores, como por exemplo, a entrega dentro do prazo. Com esse sistema é possível obter esse controle.
Quais os principais impactos do WIP na indústria?
Esse processo é extremamente importante pois, se você deixar que as tarefas fujam do seu controle, pode ter sérios problemas de desempenho em seu negócio a longo prazo, tais como:
Perda de foco para os processos – Essa perda de controle pode ocasionar a perda de qualidade nos projetos e o progresso feito tende a ser bem menos eficiente, ocasionando até mesmo os temidos retrabalhos.
Redução da produtividade da equipe – Excesso de trabalho compromete a produtividade. Mesmo que sua equipe continue se empenhando, é impossível que tenha os mesmos resultados com sua atenção dividida entre diversas tarefas.
Menos tarefas sendo concluídas dentro do prazo – Essa desorganização faz com que cada tarefa tenha uma duração maior em comparação com o esperado, o que aumenta o custo de recursos e a espera para entrega de valor dentro do projeto.
Como eu posso fazer esse controle dentro da minha empresa?
- Faça uma análise prévia das tarefas, é necessário lembrar que esse planejamento deve ser realizado antes de começar, pois assim você torna cada job mais preciso e eficiente.
- Defina um limite de WIPs simultâneos, assim você conseguirá controlar a quantidade de tarefas que a sua equipe assume.
- Use uma metodologia ágil, pois essas metodologias partem do princípio de que, no início de um projeto, é impossível apontar, com precisão, quanto tempo cada tarefa vai durar. Essas metodologias focam em gerar planos de curto prazo, criando uma margem de erro menor para a duração de cada tarefa e focando naquelas que geram mais valor para o cliente final.
As limitações do Work In Progress podem ser combinadas, como por exemplo, a limitação por tipo de trabalho em progresso e por fase, colaborando com o foco do seu time e trazendo mais resultados para os seus projetos ou funções diárias, principalmente quando falamos de indústrias. O uso de ferramentas tecnológicas adequadas é indispensável para garantir a eficiência do trabalho. Dessa forma, você faz com que o ciclo de cada tarefa seja mais curto, evitando que haja um acúmulo e consequente sobrecarga dos colaboradores.
Implementar novas metodologias de trabalho ou mesmo atualizá-las, é um processo que exige um olhar analítico, conhecimento técnico e até mesmo feeling.
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